【策划】活动策划整体执行4大流程步骤,干货分享,直接上手

因为疫情的原因,大部分的公司都让员工在家上班,但是大部分网友表示以前在公司是996上班,现在在家硬生生变成了007,一方面是许多公司都因为疫情变得危机四伏,只能通过榨干劳动力续命,另一方面是在家的摸鱼式拖延症使工作效率严重低下,你们是哪种情况?

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而对于公司的策划岗来说,无论你在海角天涯,该做的方案还是要做,该改的方案还是要改,在我看来,策划岗是一个掉发程度不亚于程序猿的岗位,但是基层一线策划却是拿着比黄袍加身外卖小哥还少的工资,此处并没有看不起的意思,就是想表达策划是白领中不是那么好混的岗位。

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那么在这个疫情期间内,是一段没有人打扰断我们策划大师们灵感的时机,是时候让策划小哥哥小姐姐们升级了,今天给大家分享关于活动策划执行流程的详细干货,希望大家在效率提高的同时,早日成为策划大神,过上美酒咖啡的日子。

活动策划整体执行流程

活动策划的执行流程,总体包括接洽流程、策划流程、管控流程、标准管控工具等。在这些过程中我们需要整合资源、构建活动的整体模式、规范执行安排等。

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注释:流程图里的现场台本是指专供各种活动举行的舞台脚本,在举行的过程中,必须使用台本而不是剧本,台本规定并清晰安排说明如人员上下场的顺序、时间,灯光变化,音效,道具安排等。在活动的具体安排下台本一般分为灯光本,道具本,音效本等,供提示专司其职的灯控,音控,总剧务等人员专用。

1.接洽流程

项目的接洽,包括前中后期,从前期初步的接触了解需求,到方案的提议修改,再到最后的定案汇报,都要做好准备,流程分别如下:

(1)初步接洽,明确意图意向

在初步接洽客户的阶段,相当于我们平时说的去谈客户了,因此我们需要准备好公司的宣传册、PPT、宣传片等相关的资料,并且要展示公司的优势和资源,以及活动的经验和案例。

在洽谈的时候,我们要有意识的去了解客户公司是干嘛的,其公司品牌调性是怎么样的,这次的活动项目想要用什么方式达到什么目的。公司又有多少预算去做个事情,想要达到怎么样的规模效果,是否已有初步的想法构思等等,这些信息都是为后续的初步方案构想做准备。当然还有很重要的还是搞清楚对方公司参与此项目的关键人物还有合作意向,毕竟要是遇到一些骗稿骗方案的公司的话那就真的是浪费青春了。

(2)细节洽谈,反复沟通

后续的洽谈中,需要强调我们公司有什么资源可以配合进来,有什么案例可以借鉴参考(毕竟更加直观的让客户找到他们想要的东西),其实就是避免客户不知道自己想要什么。在这个阶段活动的初步框架就要做出来了,什么样的主题,用什么形式展现都要开始明确,因为不定下来,后续一改起来,所有的东西都要改。

如果在前期沟通的时候,我们公司在有条件的情况下,可以提供2-3稿的初步架构供客户选择,看客户的倾向性,明确活动目的的重点难点,并且为客户缩短范围,继而讨论出客户对活动的具体要求和建议。

(3)项目汇报,最终确认

在根据客户意见修改调整后的方案(包括策划部分、宣传部分、执行部分、详细预算),我们就要去最终的提案了。我们要穿好战袍,准备好汇报用的电脑、投影仪、PPT、翻页笔、方案打印输出成册。安排好现场提案时的人员分工,比如谁进行汇报,谁进行答疑,谁做决定等等。

注释:合同什么时候签订和打款,这就要取决于我们跟客户怎么谈的了,比较稳当的情况是先签合同确定合作再做完整提案,当然也有很多大客户的是需要供应商比稿的,这样提案时需要相对的完整一点,而后再确认合同的条款和签订合同。

2. 策划流程

这里的策划流程介绍,不按一般的找资料、头脑风暴、定主题、做效果图、明确预算诸如此类的工作项来分,按我们实际工作阶段来分,我觉得这样在整体项目管理的角度去看会清晰一点。

(1)首次策划会议

项目的首次策划会议,主要是以对接客户的AE(客户主任)或AM(客户经理)牵头,准备好客户简报(关于项目需求和客户的介绍),让活动部的负责人带领其部分的策划和执行统筹参加。

会议上在了解了项目的需求和相关背景之后,先讨论明确这个项目是否值得跟进,毕竟有些客户预算很少,却恨不得要上天的,很难搞。觉得可以去做的,再往下讨论活动的概念和表现形式。会后,活动策划和执行统筹就需要先做一个初步的策划案出来了,并一层层地向公司内部先报上去,可以了再让负责客户的同事跟客户进行沟通。

(2)初期协调会议

在AE/AM和客户沟通之后,根据客户的意见确定了基本的方向,接下来就要组织公司内部各职能同事进行协调了,例如活动部负责人、策划、执行、制作、设计师、媒介、信息专员(这个岗位是做类似于报名人员登记、信息整理等行政类工作)。

会上,需要落实策划案的大致框架、表现形式和内容设计,在预算范围内明确基本的成本,讨论出宣传的渠道和重点。

会后,策划就要协调执行、制作、 媒介等同事把方案的初稿做出来(要包括策划方案、宣传方案、预算方案),然后把内容给到设计师进行包装(要给方案穿战袍了)。

(3)细节协调会

细节协调会是最重要的阶段之一了,这个阶段除了前期参与的人员要参加之外,还需要部门的总监或公司的领导参加。会上要明确表达客户的意见,让方案更加的精准和适用,并且需要把方案的内容和执行细节确定下来,如果是有相关关系的客户那么公司的领导就会在这时提出一些贴切实际的意见。会上要把现场的效果图、宣传方案、物料方案、预算方案(成本和报价)都需要呈现出来,并且在会上敲定。

会后,策划需要协调各环节的同事对策划执行方案进行定稿,如活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划、整体预算等,并且落实执行工作组的分工和安排。而后AE/AM拟定合作协议,并且协同公司的制作统筹联系外包的供应商,如印刷制作、场地、布场、会务、演艺、拍摄等。

(4)执行工作协调会

此会议的开启证明已经明确合作了,至少需要是在合同签订后进行的,各个需要执行配合的同事都需要参加,包括合作的供应商。在会上,需要把定稿的方案进行详细的讲解,并且把活动项目进行一项一项的分解(WBS工作结构),把工作安排时间表(甘特图)展示出来,并把各部分工作单独列出工作安排,让每位同事明确知道其分工安排。

会后,项目已正式立项了,负责此项目的项目经理需要把控整体的执行节奏,并安排同事落实各项资源、外包、人员等。

3.管控流程

管控工作在无论什么类型的项目中,都属于最重要的流程部分,因为一个项目无论多平平无奇或者是多优秀,如果没法顺利进行,一切都成空。

(1)时间管控

活动进行的时间如果不是因为不可抗力因素,一般都是不会更改的,时间的管理必须按照活动最终举办的时间进行逆推,确保每一项工作都在合理范围内的时间节点里进行安排,并且把控。

(2)供应管理

合作的供应商要靠谱,毕竟外包部分有很多事情不是在自己的手里进行,很容易一个不留神就出了岔子。在活动执行过程中会涉及到衣食住行、接待、印刷制作、布置、舞台、音响、道具、拍摄录制等等的事项。项目负责人需要对供应商作出有效的管控,避免出差错。

(3)人力管控

涉及到项目活动的人员,无论负责事项的大小,无论是内部外部的人员,都要做好人员的管理,每个人都知道他们的职责、职能是什么,甚至包括嘉宾、志愿者等。

4.标准管控工具(WBS工作结构、甘特图表时间进展安排)

(1)任务

把整体活动各项工作分解成一个个的细化任务,以便明确清晰落实。

(2)时间安排

对每个任务的安排都要明确什么时候开始,什么时候要完成。

(3)顺序

对每项任务进行先后顺序的排列。

(4)节点

活动的整体进展情况都需要监控,搞清楚每个节点都要明确完成哪些重点工作。

(5)分工安排

每一个任务都要有对应的责任人,每一个节点情况出问题,对应的负责人需要立马去解决。

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  • 结语:活动策划执行的流程大致上就如此,当然并不是所有的都是这样,我们在接到项目的时候需要根据实际情况去进行安排和落实,最适用的才是最好的。疫情仍然在水深火热之中,不知道什么时候我们才能恢复正常日子,但是无论什么情况我们都要保持着自我的提升,不可懈怠。

下一次我再来跟大家分享关于活动策划执行的详细方案,希望能对大家有所帮助,如果大家还有什么职场技能需要提升学习,可以在评论区留言,我为大家分享更多的干货,谢谢。

 

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